Was Sie im fertigen System selbst einstellen

Eine Datei hochzuladen ist die gesamte Integration. Das Verhalten des Bots wird per Schieberegler justiert und im Textfeld überschrieben — beides gilt sofort.

• Upload per Drag & Drop — PDF, TXT und MD bis 20 MB. Die Verarbeitung läuft von selbst: Textextraktion, Entfernen von Kopf- und Fußzeilen, Aufteilung nach Abschnitten und Artikeln, Berechnung der Embeddings, Speicherung. Die Redaktion verfolgt nur den Status.
• Fehler werden erklärt — bei einem fehlgeschlagenen Dokument ist der Grund sichtbar, nicht nur ein rotes Etikett. Die Neuindexierung ist ein Klick, ohne die Datei erneut hochzuladen.
• Fünfzehn Suchparameter — Anzahl der Passagen im Kontext, Ähnlichkeitsschwelle, Temperatur des Modells, Größe der Passagen. Die Administration unterscheidet selbst, was sofort wirkt und was erst nach einer Neuindexierung, und weist auf die zweite Gruppe hin.
• Prompts im Textfeld — wie der Bot spricht, was er darf und wie er Quellen zitiert. Die Karte ist gegen Vertipper gesperrt, und das System benennt die Anweisungen, die Sie nicht löschen dürfen, weil sie sonst die Erfassung von Anfragen abschalten oder den Schutz vor untergeschobenen Anweisungen schwächen würden.
• Rückkehr zur ausgelieferten Fassung mit einem Klick — bei jedem Prompt und beim gesamten Parametersatz.

Veraltet die Konfiguration, markiert das System selbst die Dokumente, die neu indexiert werden müssen. Niemand muss sich merken, was wann geändert wurde.

Bevor der Kunde fragt, fragen Sie — und sehen genau, woraus der Bot antworten würde.

• Eine beliebige Anfrage liefert die Passagen zurück, die dem Modell in den Kontext gingen — bevor der Kunde sie zu sehen bekommt.
• Ähnlichkeitsscore in Prozent zu jeder Passage. Sie erkennen den Unterschied zwischen einem sicheren und einem weit hergeholten Treffer.
• Genaue Fundstelle: Datei, Seite und Pfad im Dokument — Abschnitt › Artikel › Absatz. Der vollständige Text der Passage lässt sich aufklappen, wenn der Wortlaut zu prüfen ist.

Eine Beanstandung ist damit in einer Minute geklärt: Entweder liegt der Fehler in den Daten oder in der Einstellung, und man sieht es. Ohne ein solches Werkzeug bleibt Raten — und das ist der Unterschied zwischen einem System und einem Demo.

Jede Anfrage hinterlässt einen Eintrag. Die Bewertung erhebt die Anwendung selbst, nicht ein Fragebogen nach einem halben Jahr.

• Ein Eintrag zu jeder Anfrage mit Latenz und Verbrauch.
• Daumen hoch und runter direkt im Chat werden als Score gespeichert; die Administration berechnet daraus die Zufriedenheit als Verhältnis und in Prozent.
• Automatische Auswertung über Testsätze — eine Verschlechterung der Antwortqualität erkennen Sie an einer Zahl, nicht an einer Beschwerde.
• Zustand der Wissensbasis auf einen Blick: Anzahl der Dokumente, Passagen und indexierten Seiten, Aufschlüsselung der Status und ein Diagramm, aus dem hervorgeht, welche Unterlage die Basis gewichtsmäßig dominiert.

Ein Dokument ist öffentlich oder auf Etiketten beschränkt. Die Suche filtert bereits in der Datenbank, nicht erst in der Antwort.

• Dokumentetiketten (zum Beispiel Rechtsabteilung oder Interne Methodik) werden in der Administration angelegt und umbenannt; bei jedem ist die Anzahl der verknüpften Dokumente sichtbar, sodass klar ist, was ein Löschen trennen würde.
• Ein Etikett bekommt der Benutzer nie direkt — immer nur über eine Arbeitsrolle. Der Entzug der Rolle nimmt den Zugriff auf einen Schlag und ohne Ausnahmen.
• Arbeitsrollen heißen wie in der Organisation — „Leitung Buchhaltung“, nicht wie ein technischer Bezeichner. Ein Etikett zur Rolle hinzuzufügen macht den Inhalt allen ihren Trägern zugänglich.
• Konten legt der Administrator an, Passwörter sieht er nicht — die Anwendung erzeugt das Passwort, zeigt es genau einmal und hält in der Datenbank nur einen Hash. Die erste Anmeldung erzwingt eine Änderung.
• Berechtigungen werden bei jeder Anfrage gelesen, nicht aus dem Anmelde-Cookie. Der Entzug von Rechten gilt sofort, nicht erst nach dem Abmelden, und die Prüfung greift bei jeder Serveroperation einzeln.

Die Anmeldung mit dem Firmenkonto über OIDC ist in der Anwendung vorbereitet, einschließlich der Übernahme von Gruppen aus dem Verzeichnis in Arbeitsrollen. Gegen ein reales Unternehmensverzeichnis ist sie noch nicht erprobt — die Anbindung ist eine Frage der Konfiguration, nicht der Entwicklung.

Ein Auskunftsersuchen nach DSGVO erfordert weder eine E-Mail an den Dienstleister noch einen Eingriff in die Datenbank.

• Aufbewahrungsfristen getrennt für Anfragen und Feedback, 1 bis 120 Monate, mit automatischer täglicher Bereinigung.
• Suche nach der betroffenen Person per E-Mail oder Telefonnummer — unabhängig von Groß- und Kleinschreibung und vom Format der Nummer.
• Export nach JSON für das Auskunfts- und Übertragbarkeitsrecht (Art. 15 und 20) sowie endgültige Löschung auf Antrag (Art. 17) einschließlich der verknüpften Bewertungen.
• Revisionssichere Historie der Vorgänge mit einem Hash der betroffenen Person statt ihrer Kontaktdaten — das Verzeichnis darf nicht selbst zu einer weiteren Datenbank personenbezogener Daten werden.
• Rechtsgrundlage zu jedem Eintrag, gespeichert im Moment der Erhebung — belegbar auch nach einer späteren Änderung der Konfiguration.

Die öffentliche Datenschutzerklärung liest die Fristen aus der Konfiguration, statt sie abzuschreiben. Eine Änderung der Frist in der Administration kann das veröffentlichte Dokument daher nicht unwahr machen.

Der Vertrieb liest, was der Mensch wollte — nicht die rohe Anfrage.

• Kontakt mit Kontext: Name, E-Mail oder Telefon und dazu eine automatische Zusammenfassung des Gesprächs.
• Zwei Arten von Einträgen: Produktinteresse, das der Bot selbst an der Art der Anfrage erkennt, und ein Kontakt, der nach einer negativen Bewertung hinterlassen wurde.
• Workflow neu → übernommen → geschlossen mit dem Namen der bearbeitenden Person. Anfragen werden nicht gelöscht, nur geschlossen — die Historie bleibt belegbar.
• Deduplizierung nach Kontakt — eine zweite Anfrage derselben Person erweitert den bestehenden Eintrag, statt ein Duplikat anzulegen.
• Die Erfassung von Kontakten lässt sich abschalten — bei einem internen Betrieb ergibt sie keinen Sinn.